智慧军营智能文件管理系统

一、建设背景

    部队的文件管理、使用、存取、借阅、运转和统计等工作一直是一项重要工作，随着信息时代的到来，计算机和网络技术逐渐应用到了部队的办公中，但文秘、保密、档案管理等部门所有文件、收发登记、存取和管理等工作主要还是通过手工模式来进行，即手工登记、手工签收、手工查找和统计以及制作各种报表等。这种以人工为主、手工处理的工作方式不仅使文件的管理效率明显降低，还不断暴露出一些问题。

    北京西岐网络研发的智能文件管理系统，实现以设备自动记录为主，人工监控为辅的操作和管理模式，并严格进行人员身份和权限的管理和验证，从而减轻文件管理人员的工作负担，规范文件管理流程，提升文件管理运转效率和管理水平。    

二、痛点问题

1、人工模式

    文件管理等工作主要还是通过手工模式来进行，即手工登记、手工签收、手工查找和统计以及制作各种报表等。

2、文件多

    传统的办公模式主要依赖人员的手工处理，随着文件的增多，工作人员日常事务不断增加，办公压力也随之变大。

3、管理难度大

    部队文件管理缺乏关联性，完整性差；

    文件资料繁多，归档类目模糊；

    文件跨部门利用困难。

4、繁琐低效

    类目层级多，操作困难；

    文件可检索载体类型少，使用不便。

三、内容介绍

1、精准管理

    能够对文件、文件盒及文件资料等物品实现集中、统一和精准管理；实现文件基本信息的电子化登记，便于信息存储、统计、查询利用以及办结处理等。系统采用指纹识别技术登录，利用条码对文件流转交换信息进行集中管理，利用网络、指纹身份识别等技术对所有工作人员投递的文件进行全过程追踪，能够对智能文件柜中的远端文件进行实时在位监管，远程精准定位监控文件状况，实现远程无人值守监管。

2、自动盘点

    系统对文件资料进行全寿命周期管理，后台自动记录文件的借用与归还日志；支持网络化的查找与定位，提高工作效率；系统支持对文件资料进行自动盘点，并生成相关统计数据。

3、多级管理

    系统由网络管理平台及后端管理设备组成的多级管理平台实现多级分级管理，有效解决大型复杂信息系统的大规模监管问题。

4、智能识别

    利用射频、指纹和条码等识别技术对文件的存取进行有效管理；

5、安全防范

    坚固的全钢结构柜体，红外探测、视频监控、门禁检测和震动传感等多种探测手段以及现场声光、安防联动、短信通知等多种报警方式，能有效阻止非法入侵；

6、实时查询

    管理人员可以通过内部网络对被监管文件的所属单位、使用者、设备名称、存储位置、在位情况、使用情况以及历史信息等进行实时查询和管理。

四、系统特点

1、安全性高

    采用指纹及RFID物联网技术，实现高可靠性的识别和验证，保证验证唯一性和不可替代性。全自动记录存取文件的每一个操作，过程可追溯查询。

2、精准管理

    海量查询文件，快速准确；文件智能化管理，全程跟踪定位；采用条码和射频识别技术，实现文件一对一精细化管理。

3、操作简单

    触摸屏人机界面简洁易用，手指轻点几下即可完成文件取用；归还文件时，扫描条码便可快速归还。

4、稳定可靠

    质量可靠，性能稳定，后台数据库定期自动备份，确保数据安全。

五、总结

    智能文件管理系统能够实现电子文件和实体文件的集中统一管理，配合智能文件管理柜对实体纸质文件的存取分发和使用进行科学管控，精准管理、高效管理，维护实体文件的完整与安全，使得部队文件管理便捷化、信息化、自动化，推动机关文件管理效率和管理水平的提升。系统随时随地掌握监管文件的动向，以加强文件管控，严防失泄密问题的发生。该系统能够有效地提高文件使用管理效率及安全系数，正规文件使用管理秩序，极大地降低文件失控、失管、被盗等风险。

    智能文件管理系统利于整合管控文件及公文信息资源，实现统用统管；有利于利用信息技术管控文件资料，及时掌握文件动态，快速了解和处理突发事件，防范于未然，把控文件分发、管理及安全保密业务工作，做到事前可知、事中可控、事后可溯；有利于节约成本、节约人力，降低工作量，提高文件分发、管理及保密工作效率，提升部队安全保密防范能力和信息化建设水平。